العدّ بالمنصّات والكراتين والقطع دون أخطاء في الوحدات

منصّة من 48 كرتونة في كل منها 12 قطعة تساوي 576 قطعة. حساب بسيط، ومع ذلك يخطئ عدد غير قليل من عمليات العدّ عند هذه النقطة بالذات. يكتب أحدهم «4 منصّات»، ويكتب آخر «29 كرتونة»، ويكتب ثالث «7»، فيصير المجموع في أسفل الورقة 40 من شيء ما. والدفاتر في المقابل تُمسك بالقطعة. ومعظم أخطاء الوحدات ليست أخطاء في العدّ بل في ما يُعدّ، ويسهل منعها بقليل من التحضير.

ابدؤوا بجدول التحويل

اكتبوا قبل العدّ لكل صنف كيف ترتبط وحداته ببعضها. وجدول التحويل قد يكون بسيطًا كهذا: الصنف 4417، الكرتونة الواحدة = 12 قطعة، والمنصّة الواحدة = 48 كرتونة = 6 طبقات من 8 كراتين، فالمنصّة = 576 قطعة. ولا تنقلوا هذه الأرقام من كتالوج المورّد وحده. تحقّقوا منها بعدّ منصّة كاملة على الأرضية، لأن الموردين يغيّرون أحجام العبوات، وقد تحمل المنصّة 48 كرتونة من 12 في شحنة، و50 كرتونة من 10 في شحنة تليها.

عدّوا بالوحدة الموجودة على الرف ثم حوّلوا

ينبغي للعادّ أن يسجّل ما يراه بالوحدة التي يراها: منصّات وكراتين وقطع في ثلاثة أعمدة منفصلة، لا في رقم واحد. ثم يجري التحويل في الجدول الإلكتروني، لا في رأس إنسان متعب في السادسة مساءً. وهذا يترك أثرًا كذلك. فإذا بدا المجموع خاطئًا عاد أي شخص إلى الورقة فرأى «4 منصّات كاملة و29 كرتونة و7 قطع» وحكم بنفسه.

الطبقات الناقصة والكراتين المفتوحة

المنصّات الكاملة هي الجزء السهل. وتظهر الأخطاء عند الأطراف:

• المنصّات الناقصة: عدّوا الطبقات الكاملة واضربوها في عدد الكراتين في الطبقة، ثم أضيفوا كراتين الطبقة العليا غير المكتملة.
• الكراتين المفتوحة: عدّوا القطع السائبة داخلها وسجّلوها قطعًا لا كرتونة.
• الكراتين المختومة التي تبدو غريبة، كخفيفة الوزن أو المهروسة: سجّلوها مختومة بكميتها الاسمية مع ملاحظة، ولا تفتحوها دون إذن المالك.
• المنصّات المختلطة: سجّلوا كل صنف عليها على حدة ووسموا المنصّة بأنها مختلطة.
• كراتين بأحجام مختلفة لصنف واحد: ضعوها في سطور منفصلة لكل منها تحويله الخاص.

وأضيفوا فحصًا سريعًا للمنصّات الناقصة. فإذا كان الملصق على المنصّة يقول 48 كرتونة وأعطاكم عدّ الطبقات 49 أو 46، فأعيدوا العدّ قبل أن تكتبوا شيئًا. إما أن الملصق خاطئ أو أن المنصّة أُعيدت تعبئتها، وكلتا الحقيقتين تستحق تدوينًا. وللأصناف الغالية اجعلوا شخصًا ثانيًا يعدّ المنصّة الناقصة على حدة ثم قارنوا النتيجتين.

مثال (أرقام افتراضية)

تحويل الصنف 4417: 12 قطعة في الكرتونة و48 كرتونة في المنصّة، أي 6 طبقات من 8 كراتين. يجد العادّ 4 منصّات كاملة، وهي 2,304 قطعة. وخامسة غير مكتملة: 3 طبقات كاملة أي 24 كرتونة، و5 كراتين على الطبقة الرابعة، فالمجموع 29 كرتونة أو 348 قطعة. وبجانبها كرتونة مفتوحة فيها 7 قطع سائبة. فالإجمالي 2,304 + 348 + 7 = 2,659 قطعة. وتقول الدفاتر 2,664، فالفرق 5 قطع، وهو صغير يفسّره تسجيل متأخر. ولو جمع العادّ ببساطة 4 + 29 + 7 لظهر في الورقة «40»، ولما استطاع أحد أن يفهم منه شيئًا.

وحدة واحدة من الرف إلى التقرير

اختاروا وحدة أساس لكل صنف، وهي عادة أصغر وحدة تُمسك بها الدفاتر، واذكروها في أعلى التقرير. وأظهروا التفصيل كذلك، ليرى القارئ 4 منصّات و29 كرتونة و7 قطع وراء الرقم 2,659. وتأكدوا أن الدفاتر والعدّ يستخدمان وحدة الأساس نفسها قبل المقارنة بينهما؛ فمقابلة دفتر بالكراتين بعدّ بالقطع تُنتج فرقًا لا وجود له إلا على الورق. وإذا تغيّر حجم العبوة خلال السنة فاذكروا من أي دفعة، وأبقوا كل حجم في سطره.

الخلاصة

أخطاء الوحدات رخيصة المنع وغالية الحل. وتسجّل WarehouseDepo الكميات بالوحدة الموجودة على الرف، وتحوّلها بجدول متفق عليه، وتقابل النتيجة بدفاتركم، مع تفسير كل فرق بحسب الصنف والدفعة.