البضاعة في الطريق ولحظة الحصر: العدّ والمخزون يتحرك

قد يستغرق عدّ مستودع كبير يومين، والمستودع لا يتوقف خلالهما. تصل الشاحنات وتغادر، وتُفرغ منصّات وتُحمَّل أخرى، فالرقم الذي أُخذ لصنف ما صباح اليوم الأول لا يمكن مقارنته برقم أُخذ لصنف آخر مساء اليوم الثاني ما دام كل منهما يخص لحظة مختلفة. والحل أن يُربط العدّ كله بلحظة واحدة معلنة، وأن تُحسب الحركة التي وقعت حولها حسابًا نظيفًا. وبهذا تبقى الأرقام صادقة وإن تحرك المخزون أثناء العدّ. وكثير من الخلافات التي تلي العدّ هي في حقيقتها خلافات على التوقيت لا على البضاعة.

لحظة الحصر المكتوبة

قبل أن يبدأ العدّ اكتبوا التاريخ والساعة التي سيُقاس عندها المخزون، ووقّعوا عليها من الطرفين. وسجّلوا عندها أرقام آخر المستندات: آخر إشعار استلام، وآخر إشعار صرف، وآخر مستند نقل داخلي. فكل مستند يحمل رقمًا أكبر يُعدّ لاحقًا للحصر، ويُعامَل معاملة مختلفة. بهذه الطريقة لا يحتاج أحد إلى الجدل حول «هل كانت هذه الشحنة قبل العدّ أم بعده؟»، لأن رقم المستند يجيب.

سجل الحركة أثناء العدّ

عيّنوا شخصًا عند الرصيف يدوّن كل حركة تقع بعد الحصر: وقتها ونوعها، ورقم المستند، والصنف والكمية، والموقع، وهل وقعت قبل أن يُعدّ هذا الموقع أم بعده. وللتخفيف من تعقيد السجل، خصّصوا منطقة تجهيز مؤقتة للبضاعة الواردة بعد الحصر، وضعوا عليها ملصقًا «بعد الحصر»، ولا تُرفع إلى الرفوف قبل أن تُعدّ الأماكن التي ستذهب إليها. وإذا تم عدّ موقع فأغلقوه بشريط أو ملصق حتى لا يُضاف إليه شيء. وإن كان في الإمكان تعليق الحركة ساعات العدّ كلها، فهو أفضل الحلول، فالعدّ ليلًا أو في عطلة أقل كلفة من تتبع مئة حركة. ويفيد أن يُراجَع السجل مع المشغّل في نهاية كل نصف يوم، فتُصحَّح أخطاؤه وهي طازجة بدل اكتشافها يوم كتابة التقرير.

المعادلة البسيطة

المخزون عند الحصر = الكمية المعدودة + ما خرج من الموقع بعد الحصر وقبل أن يُعدّ − ما دخل الموقع بعد الحصر وقبل أن يُعدّ.

بكلمات أخرى: ما غادر قبل أن نصل إلى الموقع كان موجودًا لحظة الحصر فنضيفه، وما وصل قبل أن نصل إلى الموقع لم يكن موجودًا فنطرحه. أما الحركات التي تقع بعد عدّ الموقع فلا تغيّر نتيجته. وتُطبَّق المعادلة صنفًا بصنف، ولا تُطبَّق على المجاميع.

مثال تطبيقي (أرقام افتراضية)

عدّ الفريق صنفًا فوجد 5,000 وحدة. ويُظهر سجل الحركة أن 300 وحدة شُحنت من هذا الصنف بعد لحظة الحصر وقبل أن يُعدّ موقعه، وأن 120 وحدة وصلت ووُضعت في موقعه قبل عدّه. يكون المخزون عند الحصر: 5,000 + 300 − 120 = 5,180 وحدة. ويقول الدفتر عند لحظة الحصر 5,200. فالفرق 20 وحدة، أي نحو 0.4 بالمئة، وهو فرق صغير يمكن تتبعه. ولو قورن الرقم الخام 5,000 بالدفتر لظهر نقص قدره 200 وحدة، ولبحث الناس عن ضياع لم يقع.

البضاعة في الطريق

ثلاثة أنواع من «البضاعة في الطريق» تحتاج إلى معاملة مستقلة، ولا ينبغي أن تُدمج بصمت في الرقم الرئيسي:

• بين موقعين لمالك واحد: البضاعة ليست في الموقع الأول ولا في الثاني. يُعدّ الموقعان معًا، ويُسجَّل مستند النقل.
• مُرسَلة ولم تُسلَّم بعد: من يتحمل المخاطرة في هذه اللحظة، ومتى تنتقل الملكية، يتوقفان على شروط العقد، فاسألوا مستشاركم القانوني. وفي التقرير تُعرض في سطر مستقل مع مستنداتها.
• عند البوابة ولم تُفرَّغ: تُسجَّل شاحنة منتظرة، وما عليها بحسب مستنداتها، ولا تدخل الأرقام قبل أن تُستلم فعلًا.

الخلاصة

اربطوا العدّ بلحظة واحدة مكتوبة، واحتفظوا بسجل الحركة، وطبّقوا المعادلة، واعرضوا البضاعة في الطريق في سطر مستقل. وتعمل WarehouseDepo بهذه الطريقة حين يستمر المستودع في العمل: تثبّت لحظة الحصر مع المشغّل، وتسجل الحركة وقت العدّ، وتعدّل الأرقام بالمعادلة، وتكتب لكم النتيجة مع ما بنيت عليه.