عدّ مستقل للمخزون يدعم تقرير المساهمين

يصل رقم المخزون إلى المساهمين ومجالس الإدارة عادةً في صورة سطر واحد داخل تقرير. وخلف هذا السطر آلاف الأصناف في مستودع لن يزوره معظم القرّاء يومًا. وحين يكون من أعدّوا الرقم هم أنفسهم المسؤولين عن المخزون، يطلب التقرير من قارئه أن يثق برقم صادر عن الجهة التي يصفها. والعدّ المستقل لا يحلّ محل الحسابات، لكنه يقدّم الدليل المادي الذي يستند إليه أحد أكبر بنودها.

ماذا نقصد بكلمة «مستقل» هنا

المستقل هو من يتولى العدّ وهو ليس مشغّل المستودع، ولا المورّد، ولا البائع، ولا يتقاضى أجره بحسب النتيجة. ويعني كذلك أن الطريقة موثّقة بحيث يستطيع غيره أن يكررها. والعدّ الداخلي الذي يجريه فريق المستودع مفيد للإدارة. أما في التقرير الموجَّه إلى المساهمين فعدّ طرف ثالث أثقل وزنًا، لأن أحدًا ممن شاركوا فيه لا مصلحة له في النتيجة.

حدّدوا النطاق قبل العدّ

دوّنوا بالاتفاق مع الجهة المكلِّفة بالعمل ما يأتي:

• تاريخ التقرير الذي يجب أن يرتبط به الرقم؛
• المواقع المشمولة، وما استُبعد منها مع السبب؛
• الفئات المغطّاة: البضاعة التامة، ومواد التغليف، وبضاعة الغير المحفوظة في الموقع، والبضاعة في الطريق؛
• التغطية: كل الأصناف، أم أكبرها قيمةً مع عيّنة من الباقي؛
• المسجَّل: الكمية والدفعة والصلاحية والحالة والصور.

وأثبتوا النطاق في رسالة قصيرة يوقّعها الطرف المكلِّف بالعمل، حتى لا يقول أحد لاحقًا إن العدّ كان يُفترض أن يغطي شيئًا آخر. وامنحوا العملية وقتًا كافيًا أيضًا: فالعدّ المستعجل لتلحقوا اجتماع المجلس ينتج ملخصًا مستعجلًا، فاحجزوه قبل أسابيع كلما أمكن.

أما التقييم المالي فمهمة محاسبكم. يبيّن العدّ ما هو موجود وبأي حالة، وتقرر الحسابات كم يساوي.

إيصال نتيجة العدّ إلى تاريخ التقرير

نادرًا ما يقع العدّ في تاريخ التقرير نفسه. والحل المعتاد أن يجري قريبًا منه ثم يُعدَّل الرقم بسجلات الحركة بين التاريخين. وحين يقع العدّ بعد تاريخ التقرير تكون القاعدة بسيطة: مخزون تاريخ التقرير يساوي مخزون يوم العدّ، مضافًا إليه ما خرج بعد تاريخ التقرير، ومطروحًا منه ما دخل بعده.

وهذا مثال بأرقام افتراضية. تاريخ التقرير 31 ديسمبر، ويعدّ الفريق في 6 يناير فيجد 10,420 وحدة. وبين 1 و6 يناير صُرفت 640 وحدة واستُلمت 210. فيكون مخزون 31 ديسمبر هو 10,420 + 640 − 210 = 10,850. وتقول الدفاتر 10,900، فالفرق 50 وحدة، أي نحو 0.5 بالمئة. وهذا فرق صغير يمكن تفسيره، ولا يدعو إلى الشك في الرقم كله.

ما الذي يتضمنه ملخص المساهمين

لا يريد المساهم أربعين صفحة من أوراق العدّ. والملخص الجيد يكفيه صفحة أو صفحتان تذكران:

1. ما الذي عُدّ، وأين، وفي أي تاريخ؛
2. نسبة قيمة المخزون التي غطّاها العدّ؛
3. النتيجة مقابل الدفاتر، بالوحدات وبالنسبة المئوية؛
4. الفروق التي بقيت دون تفسير، إن وُجدت؛
5. أي قيود على العمل، كمنطقة تعذّر الوصول إليها.

تفاصيل توفّر الوقت

كثير من الخلافات وقت إعداد التقرير ناتج عن اختلافات صغيرة لا عن نقص حقيقي في البضاعة. فقد تسجّل الحسابات الصنف باسم ورمز، بينما يضع المستودع على الملصق اسمًا آخر، أو تحسب الدفاتر بالقطعة وتُنظَّم الرفوف بالكراتين. فاتفقوا مسبقًا على معاملات التحويل وعلى التسميات، ودعوا ورقة العدّ تُظهر اسم الدفاتر والاسم المكتوب على الملصق معًا. فتنظيم هذه المقابلة يوفّر ساعات من الشرح حين يصل الملخص إلى مجلس الإدارة.

ونسّقوا كذلك مع المدققين الخارجيين إن كان لديكم مدققون. اسألوهم مبكرًا عمّا يحتاجونه من العدّ: الطريقة والتوقيت وشكل الأوراق. فمتطلبات أدلة التدقيق من شأنهم هم، والعدّ الذي يُصمَّم وهم في الحسبان يتفادى تكرار العمل والأسئلة المحرجة لاحقًا.

الخلاصة

يحوّل العدّ المستقل سطر المخزون في التقرير من مجرد تصريح إلى دليل: له تاريخ وطريقة ونطاق ونتيجة، ويستطيع فحصه كل من يحتاج إلى ذلك. وتجري WarehouseDepo هذا النوع من العدّ لحساب المستثمرين وأصحاب الأعمال، وتسلّمهم أوراق العدّ وصورًا مؤرّخة وملخصًا قصيرًا مكتوبًا لمن سيعتمدون على الرقم.